ยุคนี้ใครๆ ก็พูดถึงระบบ ERP เพราะเป็นระบบหรือเครื่องมือที่ช่วยองค์กรในการบริหารทรัพยากร และรวมองค์กรเป็นหนึ่งเดียว ซึ่งข้อดีของระบบ ERP นี้ก็คือสามารถปรับใช้ได้ในหลากหลายธุรกิจ หยืดหยุ่นได้

โดยระบบ ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning เป็นระบบที่สามารถรวมทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็น การจัดจ้าง การผลิต การขาย บัญชี บริหารจัดการลูกค้า รวมไปถึงบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละฟังก์ชั่นของระบบหรือที่เรียกกันทั่วไปว่าโมดูล ทั้งนี้ไม่จำเป็นต้องมีครบทั้งหมดก็ได้ ซึ่งโดยปกติแล้ว โมดูลของระบบ ERP จะขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรเป็นหลัก ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรมีแผนกใดบ้างซึ่งโมดูลหลักๆ ก็จะมี อยู่ทั้งหมด 6 โมดูล

• ระบบการจัดการเงิน
• ระบบทรัพยากรบุคคล
• ระบบจัดซื้อจัดจ้าง
• ระบบจัดการข้อมูล
• ระบบสำหรับผู้บริหาร
• ระบบอื่นๆ ที่สามารถ Customize ได้

นอกจากนี้แล้วยังมีระบบ ERP ที่พัฒนาขึ้นมาสำหรับใช้ในแต่ละประเภทธุรกิจ เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งานและสอดคล้องกับลักษณะการดำเนินธุรกิจนั้นๆ แบบเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น ERP สำหรับธุรกิจร้านค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างเคล็ดลับความสำเร็จของแบรนด์J.I.B. ซึ่งเป็นผู้นำด้าน Retail & e-Commerce ของไทย ที่ทุกคนคงคุ้นเคยและรู้จักกันดีในวงการผู้จำหน่ายสินค้าไอทีมาอย่างยาวนาน คุณสมยศ เชาวลิต ผู้บริหาร บริษัท เจ.ไอ.บี. คอมพิวเตอร์ กรุ๊ป จำกัด เคยให้สัมภาษณ์และแชร์ประสบการณ์ความสำเร็จของ J.I.B. ว่าหัวใจสำคัญของการทำธุรกิจสายนี้คือ การบริหารสต๊อก, การปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ, และการใส่ใจในด้านบริการลูกค้าอย่างรู้ใจ นอกจากกลยุทธ์บริหารงานที่สุดยอดแล้วนั้น เครื่องมือในการทำงานจำเป็นต้องตอบสนองต่อวิสัยทัศน์และทิศทางที่ต้องก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว

ทั้งนี้ J.I.B. ได้พัฒนาระบบ ERP เป็นของตัวเอง ซึ่งเรียกว่าเป็นระบบ Retail Management System ที่ช่วยในการบริหารสินค้าคงคลัง, การจัดหมวดหมู่รายการสินค้าต่างๆ, กระบวนการจัดซื้อที่คล่องตัว, POS ที่สนับสนุนการขายหน้าร้านอย่างมีประสิทธิภาพ และที่สำคัญอย่างยิ่งคือระบบรายงานที่สามารถ Monitor ยอดขายแบบเรียลไทม์ เห็นรายได้และกำไรตลอดเวลา สามารถปรับแผนการบริหารต้นทุนหรือขยายธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว คล่องตัว ซึ่งถือได้ว่าระบบที่สนับสนุนการทำงานที่ตอบโจทย์เช่นนี้ เป็นผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จหมื่นล้าน!! ทั้งนี้หากใครที่มีลักษณะธุรกิจที่คล้ายคลึงกับ J.I.B. และอยากประสบความสำเร็จแบบทางลัดแล้วล่ะก็สามารถศึกษาแนวทางการใช้ระบบดังกล่าวได้ เพราะหากระบบดีแล้ว เราจะได้ไปมุ่งเน้นในด้านอื่นๆที่สำคัญต่อการสร้างความเติบโตขององค์กรนั่นเอง

 

สรุปแล้วข้อดีของระบบ ERP หลักๆ ก็คือการปูพื้นฐานความก้าวหน้าขององค์กร ด้วยการทำงานอย่างเป็นระบบ มีความปลอดภัยในการจำกัดข้อมูลการเข้าถึงระบบ และส่งผลทำให้องค์กรสามารถเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดขึ้นเพื่อนำไปวิเคราะห์หาจุดดีจุดด้อยและดำเนินการอย่างถูกจุดไม่เสียเวลา และในยุค New normal นี้ ระบบ ERP ยังช่วยให้เราทำงานง่ายขึ้นเพียงแค่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตก็สามารถทำงานได้แล้ว รวมไปถึงความปลอดภัยทางด้านข้อมูลเพราะจะถูกเก็บอยู่ใน Database ซึ่งไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้เพราะมีการบันทึกข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตลอดหรือเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ ซึ่งสามารถลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนอันเนื่องมาจากการสื่อสารแบบเดิมซึ่งส่งผลให้ลดขั้นตอนการทำงานลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานภายในองค์กรอีกด้วย องค์กรไหนที่เริ่มปรับตัวก่อนย่อมได้เปรียบ ซึ่งไม่จำเป็นว่าระบบ ERP นั้นจะเหมาะสำหรับองค์กรใหญ่ๆ เท่านั้น องค์กรขนาดเล็ก ที่เพิ่งเริ่มต้นก็สามารถปรับใช้ได้เช่นกัน ซึ่งสามารถขอคำปรึกษาโดยตรงจากผู้เชี่ยวชาญถึงความเหมาะสมของรูปแบบ ERP ได้จากทีมงานผู้เชี่ยวชาญของ JIB DIGITAL CONSULT ได้เลย